Llevar una pequeña empresa no es tarea fácil, y gestionar los activos de TI es uno de los mayores retos. Dependemos cada vez más de la tecnología para nuestras operaciones diarias.

La falta de control sobre los activos de tecnología de información (TI) puede traer a la empresa golpes sorpresa: Licencias de software caducadas y servicios en la nube mal gestionados pueden llevar a pérdidas ocultas que impactan la productividad y los costos.

Activos Tecnológicos en Varias Dimensiones

No solo tenemos que lidiar con la organización de los equipos tecnológicos físicos, sino también con las herramientas y sistemas que usamos a diario. Esto incluye desde las licencias de software hasta los servicios en la nube, que cada día son más populares.

Las pequeñas empresas usan un montón de servicios en la nube para ser más eficientes. Hablamos de almacenamiento en la nube (como Google Drive y Dropbox) para guardar y compartir archivos, software como servicio (SaaS) (como Microsoft Office 365 y Zoom) para trabajar y comunicarnos, herramientas de colaboración (como Slack y Trello), servicios de hosting web, marketing digital y análisis de datos (como Google Analytics) para saber si las campañas están funcionando.

El Caos invisible en la Gestión de Activos de Software

Imaginemos la gestión activos de software como administrar una flota de vehículos. Si los vehículos (licencias de software) no se les da mantenimiento a tiempo pueden romperse y no podrán hacer sus rutas y los clientes quedarán insatisfechos.  Si se ponen varios vehículos a hacer la misma ruta innecesariamente (duplicación de recursos), se consume más combustible y los costos se disparan. Sin una planificación adecuada de rutas y mantenimientos, cada conductor va por su cuenta, causando confusión y retrasos en el servicio. El resultado es un caos total en la operación diaria. 

El fenómeno de la duplicación de recursos de tecnologías de información se manifiesta cuando diferentes áreas de la empresa contratan el mismo servicio, o servicios similares de forma independiente. Cuando no se tiene un registro organizado de los activos, es una consecuencia natural que se adquieran servicios diferentes para el mismo objetivo, o que algún servicio contratado no se explote suficientemente. Estas pequeñas pérdidas pasan desapercibidas e incrementan silenciosamente los costos tecnológicos. 

La falta de planificación de las acciones de renovación de licencias o actualización de sistemas es una historia común en las interrupciones del servicio, afectando la productividad interna y, en algunos casos, interrumpiendo servicios externos, lo que impacta negativamente en la confianza de los clientes. Las interrupciones de servicio por licencias caducadas a menudo se deben a que las empresas empiezan a usar servicios sin organizarlos adecuadamente.

Otro fenómeno recurrente es la insuficiente evaluación de impacto de las acciones de mantenimiento en los sistemas empresariales. El desconocimiento de las dependencias entre los sistemas, sus componentes, y diferentes de espacios de uso causa interrupciones imprevistas en servicios relacionados y afectaciones a servicios de software internos y externos.

La Solución: Registro y Organización

Entonces, ¿qué hacer? Mantener un registro detallado de todos los activos de tecnologías de información es la clave para organizar el seguimiento de las licencias y versiones de software. Sobre un registro preciso se pueden planificar las interrupciones las actualizaciones, automatizar las acciones de mantenimiento y analizar con precisión el uso real de los recursos disponibles.

La organización de los recursos es clave para gestionarlos mejor. No se trata solo de tener los recursos, sino de saber cómo utilizarlos de manera eficiente. Un pequeño equipo con una buena organización puede lograr tanto como un gran equipo con muchos recursos, siempre y cuando se tomen el tiempo para planificar y organizarse adecuadamente.

Como dijo Sun Tzu, "El general que gana una batalla hace muchos cálculos en su templo antes de la batalla. El general que pierde una batalla hace solo unos pocos cálculos de antemano."

Esta lección es esencial para la supervivencia de las empresas en el nuevo entorno digital. Si no controlamos los activos de software, nos encontramos con pérdidas ocultas que afectan la operatividad y la productividad. La clave está en contabilizar y organizar nuestros recursos para usarlos mejor y evitar problemas en el futuro.