Reubica Mensajes en Odoo con Tres Clics
Conectando ideas dispersas en el momento y lugar adecuados.
27 enero, 2025 por
Administrator

La fragmentación de la información es la enfermedad que aqueja a las empresas de proyectos, la pieza fundamental que sostiene su funcionamiento. En un entorno donde procesar rápidamente la información y ponerla a disposición de los equipos de desarrollo se vuelve una necesidad imperante, esta fragmentación amenaza la supervivencia en un mercado saturado de ofertas y competencias. Sin embargo, un proceso tan crítico se ve afectado por fenómenos que obstaculizan su eficacia: la información no llega, o no llega a tiempo, al equipo técnico que debe utilizarla para sus propuestas de solución.

Los efectos de esta enfermedad son palpables aunque no reconocidos por muchos equipos: múltiples rondas pidiendo más y más información, las interminables reuniones para aclarar lo que realmente se quiere, o, en el peor de los casos, el ciclo completo de desarrollo de una función que, al final, no cumple con las expectativas.

El esfuerzo de hacer llegar la información

En este contexto, los gestores de proyectos asumen la carga de recibir, en los espacios de intercambio con los stakeholders, la información dispersa. Procesan manualmente los múltiples mensajes, intentando asimilar las peticiones o reenviar especificaciones técnicas al equipo.

Este esfuerzo consume un tiempo valioso y, como consecuencia, las solicitudes de ajustes —esas "pequeñas" pero significativas peticiones— se demoran en llegar a los verdaderos consumidores, perdidas en la vorágine de la comunicación.

Nuestra experiencia

Cuando comenzamos a trabajar con esta plataforma hace más de diez años, nuestro equipo experimentó en carne propia las consecuencias de esta fragmentación. Nuestros gestores de proyectos se veían obligados a navegar entre el módulo de CRM de Odoo, donde recibían mensajes en las oportunidades, y el módulo de proyectos, donde debían comunicar la información de cada solicitud.

El trabajo de procesar peticiones y consolidar información es inherente y natural para un coordinador de proyectos. Sin embargo, cuando se trata de documentos con especificaciones técnicas que el equipo debe revisar, el gestor de proyectos se convierte en un enrutador de información. Este desperdicio de tiempo, ruteando mensajes de un lugar a otro, comenzó a afectar silenciosamente nuestra productividad, generando retrasos en el análisis y la toma de decisiones.

Este pase de información introducía una carga adicional: copiar y pegar manualmente esos mensajes en el módulo de tareas para que el equipo pudiera revisarlos. Además, muchas veces era necesario salvar los adjuntos para incorporarlos en la tarea concreta donde se necesitaban.

Para aliviar esta carga, decidimos implementar una solución que permite copiar mensajes entre objetos en Odoo. Con esta herramienta, los gestores de proyectos ya no tienen que salir de la oportunidad para reubicar el mensaje donde sea necesario. Así, la transferencia de información se agiliza, permitiendo que el equipo se enfoque en lo que realmente importa: avanzar y cumplir con las expectativas del cliente. Si deseas explorar más sobre esta aplicación, haz clic aquí para obtener más información.

Tres pasos para canalizar un mensaje entre objetos de odoo

Con tres simples pasos se puede copiar el mensaje en la tarea donde se necesita

  1. Seleccionar el Mensaje: Acceder a la oportunidad donde se encuentra el mensaje deseado y busque en el histórico el mensaje que quiere reubicar.

  2. Seleccionar el Objeto Destino: En la ventana de Copiar Mensajes elegir el modelo tareas y luego la tarea de proyecto donde desea ubicar el mensaje.

  3. Confirmar la Acción

Si quieres ver cómo se hace, échale un vistazo a esta imagen.

Con el mensaje en el lugar donde lo necesitamos, los miembros del proyecto acceden a la información relevante de primera mano, en la tarea concreta en la que están trabajando. 

Con la información precisa de cada tarea, el seguimiento de acciones y la gestión de la comunicación en los proyectos se aligera notablemente. Logramos reducir el esfuerzo dedicado a la transferencia de mensajes y el tiempo de comunicación de los stakeholders al equipo de proyecto. Sin embargo, los gestores de proyectos principiantes debieron aprender a usar esta herramienta correctamente, pues inicialmente transferían los mensajes a la tarea equivocada. 

Para gestionar la asimilación de las funciones de forma gradual creamos un permiso especial que habilita esta función únicamente cuando se entrenaban a los gestores en la función de Copiar y mover mensajes, de forma tal que pudiéramos controlar cuando habilitábamos la función a cada miembro del equipo.

La experiencia acumulada nos ha demostrado que implementar herramientas de mensajería efectivas es solo el inicio de un viaje hacia la eficiencia. Reutilizar mensajes para crear nuevas tareas es una oportunidad que nos entusiasma y que puede revolucionar nuestra forma de colaborar. Seguimos reflexionando sobre cómo mejorar nuestra gestión y, a medida que descubramos nuevas estrategias, nos comprometemos a compartir nuestros hallazgos.

Administrator 27 enero, 2025
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