En un mundo donde los colosos dominan, las pequeñas empresas buscan avanzar a través de sistemas de gestión empresarial como Odoo. Sin embargo, se enfrentan a un desafío monumental, armadas solo con herramientas limitadas. La clave para navegar estas aguas turbulentas radica en la integración y la "Mensajería en Contexto", una fuerza transformadora que puede abrir muchas puertas.
¿Y qué magia reside en la mensajería en contexto que la convierte en la clave maestra para abrir las puertas de la eficiencia en la comunicación empresarial?
Imaginen, si pueden, a dos comerciantes reunidos alrededor de una mesa, charlando sobre transacciones como viejos amigos que evocan tiempos pasados. En un mundo donde los comerciantes modernos deben negociar cientos de transacciones a la vez y cerrar tratos en cuestión de horas, la necesidad de tener toda la información al alcance de la mano se vuelve imperativa. La Mensajería en el objeto de gestión es como un archivo mágico: guarda un historial de intercambios en forma de conversaciones, justo en el corazón del trabajo. Sin embargo, el uso completo de este método representa un cambio radical, un esfuerzo cuya magnitud se escapa de las manos de cualquier contador. Hemos acompañado a pequeñas empresas en este proceso, y lo hemos vivido intensamente con nuestro equipo. Ojalá nuestras experiencias sirvan de guía para quienes están dispuestos a embarcarse en esta travesía.
Odoo, como muchos de sus contemporáneos—SAP, Microsoft Dynamics 365 y compañía—ha abrazado la Mensajería en Contexto, tejiendo un tapiz de comunicación para cada operación. Pero he aquí el truco: cada uno de estos espacios exige su propia dirección, un rasgo que no permite que se conserven como los viejos métodos del correo electrónico harían. Así que, naturalmente, se impone un cambio en el enfoque. Los usuarios, en su papel de receptores, solo deben pulsar el botón de "responder". Sin embargo, esta aparente sencillez puede ser un enigma para muchos; aquellos que no han navegado por las aguas de la mensajería moderna a menudo se encuentran perdidos, sin entender cómo operar sin una dirección de correo a la que dirigirse.
Al enfrentarse a un sistema desconocido, muchos usuarios, en lugar de responder a las solicitudes que provienen de Odoo, prefieren redactar nuevos mensajes dirigidos a “direcciones conocidas”. Esta elección es comparable a enviar un telegrama a una ciudad equivocada, con la esperanza de que el destinatario esté allí para recibirlo. Consecuentemente, el flujo de trabajo se transforma en un vaivén incómodo, obstaculizando la comunicación y generando confusiones.
Esto convierte llevar la información a cada espacio en un desafío complejo. A partir de este momento, el escenario se asemeja a una partida de ajedrez, donde cada movimiento hacia una mayor eficiencia choca con la resistencia de las viejas costumbres. Las discusiones en la empresa se transforman en un campo de batalla: “¿Cómo es posible que los partners no tengan la dirección de los usuarios? ¿No sería más sensato regresar al viejo correo convencional? ¡Están equivocados si piensan que esto funcionará! ¡Nadie nos escribirá, y mucho menos querrán colaborar con nosotros!”
¿Qué hacer entonces? ¿Dejar a la empresa con las viejas herramientas conocidas por todos, que alejan la información del lugar donde se necesita? ¿O esforzarse en mover a todo el equipo y a nuestros partners hacia una nueva forma de gestión? En ese momento, queda claro que ante este dilema, no existe una solución perfecta.
El primer paso para abordar este problema es establecer protocolos claros para los socios, explicando cómo deben comunicarse para que los mensajes lleguen a su destino. Una idea es implementar pies de firma que actúan como brújulas, indicando al partner el método para responder al mensaje y solo usar una dirección directa cuando se trate de nuevas operaciones a iniciar. Para los partners que no saben cómo trabajar con este método, lo más probable es que envíen su mensaje por el primer camino que se cruce en su ruta.
¡Vaya con los efectos de tal elección! Y con ello, un nuevo enredo: relocalizar los mensajes. No hay razón para perder las relaciones y la información mientras el partner “aprende” a usar los sistemas de correos modernos, pero no se puede negar que esta 'solución' se convierte en un nuevo lastre que pesa sobre las invisibles cargas de la empresa. Para relocalizar los mensajes, hay que ir a pescarlos en el mar de mensajes del canal donde llegaron, para usarlos en el espacio donde realmente los necesitamos.
Cuando esto ocurre, los usuarios salen en busca de información, como exploradores del Arca Perdida. Y cuando la encuentran, la utilizan para terminar su aventura. En el mejor de los casos, aquellos más organizados, al encontrarla, copian manualmente los intercambios de un rincón del sistema a otro, como si fueran copistas en un monasterio medieval. Pero el ardor de la operación muchas veces les impide hacer siquiera esto, pues deben resolver rápidamente el caso, sin pensar que el próximo que necesite la información tendrá que salir nuevamente de cacería.
La información dispersa drena tiempo y energía de todos los miembros de la empresa, que siempre buscan datos sobre cada transacción en el lugar correspondiente. Tomemos, por ejemplo, el proceso de compra, donde al menos tres personas necesitan la misma información: el comprador, el gestor de pagos y el supervisor de procesos de compra. Cuando la información no está en el lugar de la transacción, cada uno de estos participantes debe buscarla, multiplicando por tres el esfuerzo necesario para completar cada operación. Este desgaste de energía se multiplica exponencialmente a medida que se realizan más transacciones, provocando un efecto negativo tangible en la eficiencia—un efecto que, lamentablemente, es difícil de contabilizar.
¿Qué, entonces, se puede hacer?
Los reubicadores de mensajes, que ayudan en la labor de mover los mensajes sin que los usuarios tengan que saltar de módulo en módulo, pueden ser de gran ayuda. Una herramienta para copiar los mensajes de donde se recibieron para donde se necesitan puede resultar eficaz cuando queda más remedio que mover los mensajes manualmente. En Odoo existen algunas soluciones, para auxiliar en esta labor. Ver aplicaciones de mover Mensajes en la Tienda de odoo.
Con una herramienta que permite trasladar los mensajes de un módulo a otro, los usuarios pueden localizar la información vital sin necesidad de saltar de un lugar a otro del sistema. Así, pueden acceder a lo que necesitan, una y otra vez, sin complicaciones. Esta reubicación no solo simplifica el proceso, sino que también disminuye el derroche de tiempo y energía causado por el caótico vaivén de las tareas diarias.
Por supuesto, se trata de una solución parcial, pero es innegable que aligera considerablemente la carga de la caza de mensajes. En última instancia, aunque no sea un remedio completo, esta solución parcial representa un paso positivo hacia una gestión más eficiente de la información, ayudando a las empresas a navegar en este océano de datos con mayor agilidad y claridad.
En este vasto océano de información, cada pequeño esfuerzo actúa como un remo que impulsa a las pequeñas empresas hacia la tan ansiada eficiencia, ya que, en realidad, no tienen otra opción. La verdadera magia no radica únicamente en la tecnología, sino en nuestra capacidad para adaptarnos y colaborar.