Continuando nuestro viaje a través de las paradojas de la productividad,
nos encontramos lidiando con el escurridizo problema de la duplicación de
datos en los sistemas de gestión empresarial, una dolencia que afecta a
miles de negocios en todo el mundo, como un resfriado persistente que vuelve una y otra vez.
En medio de las numerosas charlas buscando soluciones, el equipo lanzó
una idea genial: ¿Y si creamos un Mezclador Universal? Con esta
herramienta, podríamos resolver los problemas de todas las áreas. La
idea de matar varios pájaros de un tiro, por supuesto, prendió en el
equipo de desarrollo y los usuarios se entusiasmaron como niños con un paquete de
caramelos.
Los desafíos de la Fusión de Datos: Una pendiente resbaladiza
Sin embargo, había algunas cosas que definir antes de entrar en la batalla. Mezclar datos elementales era posible en una primera versión con un esfuerzo razonable, pero ¿cómo mezclar los campos relacionales, como la lista de responsables o los seguidores de una tarea? Cualquier solución en este camino llevaría largo tiempo de diseño y desarrollo. Así que tomamos una decisión práctica: la solución siempre tomará estos datos del objeto que se seleccione como el principal. Así, nos lanzamos a la aventura con la variante más sencilla, impulsados por el anhelo de encontrar una solución que viera la luz lo más pronto posible.
Y cuando lo pusimos en marcha, fue como una carrera de pioneros en el oeste. Ansiosos por liberar la carga de trabajo, aplicamos la solución a cada problema que se presentó, buscando aligerar el volumen de trabajo. Con la solución, pudimos crear acciones de mezcla para cualquier objeto en Odoo: oportunidades, tareas, etiquetas y tickets de soporte. Y para cada una de ellas, mezclamos los campos según lo que la naturaleza de la información requería.
Con las acciones de mezcla creadas por los administradores, los usuarios de ventas, proyectos, soporte y otros módulos del sistema pudieron organizar la información con la que trabajaban fácilmente. Consolidamos tareas duplicadas, unificamos oportunidades perdidas y estandarizamos las etiquetas y categorías en todos los rincones del sistema, salvando las almas de la mediocridad administrativa. Pero, como suele suceder en el software, el Mezclador Universal presentaba su flanco expuesto que no habíamos imaginado.
Pronto, los problemas comenzaron a florecer como grietas en un antiguo muro, apareciendo sin aviso y amenazando la estabilidad del trabajo. Todo comenzó con los vendedores, entusiasmados por organizar su trabajo, que empezaron a mezclar múltiples oportunidades al mismo tiempo, a menudo sin revisar adecuadamente lo que estaban combinando. "¡Todo se metió en una sola!", gritaban, como si hubieran dejado caer un frasco de arena en la playa. Imaginen la escena: los vendedores llamando al equipo técnico, preguntando: "¿Cómo las recupero? ¿Puedo deshacer la mezcla?"
Pero,
como suele suceder en el mundo del software, en ese momento no había
solución. Solo quedaba explicarles a los usuarios cómo localizar los
mensajes en la nueva oportunidad para rehacer nuevamente las mezclas por
error. A partir de ahí, los vendedores tendrían que asumir el trabajo
de los antiguos restauradores de arte: reconstruir un jarrón roto de la
antigua Grecia, pieza por pieza.
Así que se nos ocurrió una solución: no era suficiente con enseñar lo que estaban mezclando, había que poner un límite a lo que se mezclaba. Primero, usamos un número fijo para todos los objetos. Pero, claro, eso no fue suficiente, pues no todas las acciones de mezcla tenían el mismo riesgo. Para los gestores de estandarización de proyectos (generalmente usuarios avanzados), el número máximo de elementos a combinar era demasiado pequeño en relación con la cantidad de elementos que debían unificar. Esto los obligaba a mezclar varias veces para organizar el etiquetado de los proyectos. Sin embargo, los vendedores que unificaban oportunidades eran menos hábiles y debían manejar una mayor cantidad de información, lo que incrementaba significativamente el riesgo en cada mezcla.
En un nuevo combate, entonces, hicimos que el límite fuera configurable. Porque, seamos sinceros, hay objetos más delicados que otros y usuarios más cuidadosos que otros.
Lecciones del Mezclador Universal
La aplicación general para fusionar datos en los módulos de odoo se convirtió en nuestra arma secreta en la lucha por la limpieza de datos. Pero, justo cuando pensábamos que todo estaba bajo control, los
problemas aparecieron de nuevo. Los usuarios clamaron: "¡El sistema está
mezclando los datos incorrectamente!"
Como ocurre a menudo en los equipos de soporte, tras la confusión
inicial, a menudo llegan las risas. En el afán de dar solución a todos los problemas de
duplicación de datos, se configuraron acciones de mezcla cuyos
resultados parecían obras de Picasso en su fase más abstracta.
En este sentido, las
empresas podrían aprender una valiosa lección de medicina. No se pueden
combinar tratamientos médicos sin tener en cuenta sus interacciones; de
la misma manera, en la mezcla de datos, es crucial comprender primero la
naturaleza del problema antes de proponer una solución. Solo así
podremos evitar complicaciones y asegurar resultados efectivos.
Los interesados en explorar las sutilezas del diseño de estrategias para la deduplicación de datos en el ámbito empresarial encontrarán mas detalles en nuestro artículo: El arte de la mezcla de datos en la empresa.
La herramienta, aunque poderosa, no es una panacea; su implementación nos ha mostrado que la organización de la información requiere no solo de tecnología, sino también de un entendimiento profundo de los procesos y de las personas que los manejan.
Con esta experiencia aprendimos que la organización es a menudo un
juego de azar, y que a veces, el verdadero desafío es simplemente no
perder la cabeza en el proceso. Así que aquí estamos, mezclando objetos
en Odoo para mantener la casa ordenada y trabajar mejor.