En cualquier empresa, los problemas de gestión tienen una curiosa forma de acumularse, como el polvo en un rincón olvidado. Comienza con pequeñas tareas, esas que inicialmente parecen ser solo parte del trabajo cotidiano. "Oh, solo tengo que enviar este correo", piensas, o "Basta con copiar y pegar esta información".
Pero a medida que la
operación crece, esa carga se vuelve cada vez más pesada, un yugo
invisible que empieza a ralentizar a todos, afectando la productividad
general y convirtiéndose en un mal silencioso que nadie señala. Nuestro equipo, como organización de desarrollo de software, también ha padecido este mal, y lo observamos en nuestros clientes.
La Epidemia de la Redundancia de Datos
Los problemas de redundancia de datos pululaban en las empresas por
todas partes. Un fenómeno común es la generación de múltiples registros
en los CRM que hacen referencia a la misma oportunidad de venta y que hace halarse los pelos a los vendedores. Y, por supuesto, nuestro equipo también ha padecido este mal. Los tickets duplicados en nuestro módulo de soporte crecieron como malas hierbas.
Lidiamos con ellos como pudimos, moviendo la información manualmente de
un ticket a otro, desactivando o borrando lo que ya no necesitábamos.
La gente enfrenta los problemas como puede, y nosotros éramos un perfecto ejemplo de ello: nuestro equipo de soporte organizó los datos manualmente mientras pudo soportarlo. Nuestra herramienta de mover mensajes nos ayudó mucho, pero reubicar mensajes de soporte en el ticket correcto es más un trabajo de pastorear gatos que de atender usuarios. Pero, como suele suceder, nuestra actividad creció tanto que la carga de trabajo manual se volvió insostenible y pronto comenzaron los fallos.
Nuestros coordinadores de proyectos, que necesitaban marcar las tareas para luego buscarlas más fácilmente, comenzaron a crear etiquetas a discreción. Así, al entrar al sistema, cualquiera se tropieza con una paleta de etiquetas similares pero no exactamente iguales: "Urgente pero no tanto" y "Alta prioridad", "Crítico". Aunque no se puede negar que el color nos alegra la vida, en la gestión empresarial una colorida paleta de etiquetas no tiene mucha utilidad. La información no estandarizada crece como una pila de papeles arrugados, que solo estorban y que nadie puede usar.
El Ruido de la Duplicación
Los registros dobles crean una capa que como un humo denso nubla nuestra visión, ocultando la claridad necesaria para avanzar. Este
fenómeno afecta por igual a todo tipo de empresas. Si solucionamos el problema para nosotros también podremos ofrecer la solución a otros.
En este panorama, los datos duplicados crean un efecto de ruido que distorsiona la claridad necesaria para operar efectivamente. Como la niebla en la carretera, ocultan el camino y dificultan la visibilidad, haciendo que avancemos más lento y siempre con el riesgo de un accidente. Esta confusión no solo entorpece la productividad, sino que también puede llevarnos a decisiones erróneas y a pérdidas significativas.
La necesidad de buscar una solución para este mal que nos cae a todos en algún momento, y se vuelve
imperativa en la medida que nuestra organización crece; debemos buscar soluciones que nos ayuden a despejar rápidamente esa niebla para restaurar la claridad y la
eficiencia en nuestras operaciones. Solo así podremos navegar con
seguridad y confianza por el camino de la gestión empresarial, evitando
que el ruido de la duplicación nos detenga en nuestro avance.