La Gestión de Activos de IT (ITAM) se ha convertido en un tema recurrente tanto en lo personal como en el mundo empresarial. Casi todos comenzamos con unas pocas herramientas: un servicio de correo para mantenernos conectados, un sistema para gestionar el personal y, tal vez, un par de aplicaciones para tareas y proyectos. Todo parece sencillo al principio, como armar un mueble de IKEA... hasta que te das cuenta de que sobran piezas.
A medida que crecemos, nuestras necesidades se multiplican. Si trabajas con un equipo remoto, necesitarás herramientas para gestionar llamadas y facilitar la colaboración. Y si trabajas en el sector del software, la cosa se complica aún más, como intentar resolver un cubo Rubik con los ojos vendados.
Ya nadie sueña con desarrollar y mantener tus propias herramientas, así que, naturalmente, optamos por soluciones en la nube. Comenzamos con poco y escalamos gradualmente. Pero aquí es donde surgen los problemas. Lo que empieza como un par de herramientas puede transformarse rápidamente en un "saco" que pesa en las finanzas y que, a menudo, no sabemos cuánto usamos.
Pero aquí es donde surgen los problemas. Lo que empieza como un par de herramientas se puede transformar rápidamente en un un "saco de herramientas" que pesa en las finanzas y que a menudo no sabemos cuánto usamos.
El consumo de servicios en la nube es similar a esas compras impulsivas: al principio comenzamos por probar para resolver algún problema, pero pronto se convierte en un gasto importante, raramente dimensionado y controlado. Comienzan a darse pequeños incidentes, como licencias que no renovamos, gastos sorpresa o servicios subutilizados.¡Es como un agujero negro que traga el dinero!
Así que se vuelve evidente, la gestión de los activos de software es sin duda un asunto que no se puede ignorar. No es un problema reciente, desde el 2015 la ISO/IEC 19770-2 hizo su debut, como el colega que siempre lleva la lista de tareas. Se ocupó de la gestión de licencias de software, ayudando a las empresas a dejar de ser "sorpresa, aquí tienes una factura" y comenzar a ser más proactivas. Así que llegó la ISO/IEC 19770-1:2017, que amplió el enfoque a la gestión de activos de software en general, seguida por la ISO/IEC 19770-3:2016, que se enfocó en los activos en la nube.
Las normas son como el manual de instrucciones que muchas organizaciones necesitan para no perderse en el laberinto del software. Sin embargo, entender y aplicar normas en pequeñas empresas puede ser más complicado que armar un mueble sin instrucciones.
¿La buena noticia? Podemos comenzar aplicando estrategias más simples y prácticas en nuestro día a día. Por ejemplo, llevar un control básico de las licencias y hacer un seguimiento de los gastos puede ser un buen primer paso.
Aquí te dejamos tres ideas prácticas para gestionar tus software-assets de manera eficiente y sostenible, ¡sin perder la cordura!
Inventario de Software-Assets
Realiza un inventario exhaustivo de las herramientas que utiliza la organización. Crear una lista detallada de lo que se tiene es fundamental. No se puede gestionar lo que no se conoce. Este inventario permitirá a la empresa identificar activos que están en uso y aquellos que podrían estar ocupando espacio y recursos sin razón.Para optimizar los costos hay que saber cómo lo usamos lo que tenemos
No se trata solo de saber qué se tiene, sino también de cómo se usa. Evalúa el uso y el beneficio de cada software. ¿Qué programas se utilizan realmente y cuáles son solo un gasto? Si un software se siente más como un mueble que como una herramienta útil, es hora de reconsiderar su valor. Esto ayudará a la empresa a optimizar costos y quedarse solo con las herramientas que aportan verdadero valor.Revisión y Ajustes Regulares
Las necesidades de software pueden cambiar rápidamente. Programa revisiones periódicas de los activos, ya sean licencias locales o en la nube. Esto asegurará que las herramientas que utiliza la organización sigan cumpliendo con sus necesidades y permitirá hacer ajustes necesarios. Recuerda: el cambio es la única constante.
Al implementar estos pasos, la empresa podrá mantener sus software-assets bajo control y, al mismo tiempo, adoptar un enfoque más sostenible en el consumo de herramientas. Con cada inversión que realmente aporte valor, la organización no solo se ahorra un buen dolor de cabeza, sino que también avanza hacia una gestión más inteligente y racional.