El tiempo de respuesta en los procesos de compra es esencial, ya que influye significativamente en el servicio al cliente. En un entorno de alto volumen de operaciones, la participación de varios compradores es fundamental para aumentar esta capacidad de respuesta. Sin embargo, esto introduce un reto adicional: la distribución de las órdenes de compra para su procesamiento.

El Problema de la Asignación Manual

En este contexto, el proceso manual de asignación implica que cada orden debe esperar a que el responsable de la gestión de compras la revise y la asigne. Este enfoque no solo genera demoras en el proceso de compra, sino que también consume un tiempo valioso del encargado de la distribución.

La asignación manual requiere varios minutos por orden, lo que resulta en una pérdida significativa de tiempo en la gestión de compras. Además, la carga de tiempo dedicado a esta tarea limita la capacidad del responsable para enfocarse en otras funciones críticas. Este es un claro ejemplo de un área que podría optimizarse siguiendo los principios de Lean, que promueven la eliminación de desperdicios y la mejora continua.

Implementar un mecanismo de asignación automática de órdenes de compra puede transformar esta dinámica. Al automatizar el proceso, el tiempo de asignación se limita a unos pocos segundos, eliminando prácticamente las demoras causadas por la distribución manual. Esto no solo optimiza el tiempo total de gestión de compras, sino que también permite que el encargado se enfoque en la verificación de la calidad del trabajo y en otros aspectos críticos de la gestión.

La optimización de la asignación automática de órdenes de compra es un proceso que exige la definición clara de las reglas de asignación. Esto se puede lograr formalizando los criterios que se utilizan habitualmente para repartir el trabajo. Realizar un análisis exhaustivo de estos elementos es fundamental, ya que permite implementar un sistema de asignación más preciso y eficiente.

La Optimización en Números

Consideremos un equipo de compras que maneja 250 órdenes de compra a la semana. Si cada orden espera un minuto para ser asignada y el responsable de la distribución toma 2 minutos por orden, el tiempo total dedicado solo a la asignación manual sería:

• Tiempo total de espera: 250 minutos (1 minuto por orden).

• Tiempo total de asignación: 500 minutos (2 minutos por orden).

Esto suma un total de 750 minutos, o 12.5 horas semanales dedicadas a la asignación. Con la implementación de un sistema automático, este tiempo se reduce drásticamente. El tiempo requerido para la asignación automática se limita a unos pocos segundos, lo que se traduce en una reducción de más de 8.33 horas semanales. Esto significa recuperar prácticamente una jornada laboral completa para el gestor de la distribución.

Resumen y Perspectivas: Transformando la Asignación de Órdenes de Compra

La asignación automática de órdenes de compra en Odoo no solo optimiza el proceso de gestión, sino que también aborda las demoras críticas en la asignación a los comerciales. Al minimizar las tareas manuales, las empresas, especialmente las agencias de viajes, pueden aumentar su productividad y mejorar significativamente su servicio al cliente.

Adoptar herramientas de automatización se ha vuelto esencial para cualquier organización que desee mantenerse competitiva en un mercado en rápida evolución.   Las empresas que implementen soluciones innovadoras y adaptables estarán mejor posicionadas para responder a las demandas cambiantes del mercado y a las expectativas de los consumidores.

En conclusión, la transformación de la asignación de órdenes de compra a través de la automatización no solo es una mejora operativa, sino un paso estratégico hacia la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo en el sector de compras.