En nuestra trayectoria optimizando flujos operativos, constatamos que la administración de la infraestructura tecnológica suele convertirse en un desafío complejo. La dispersión de licencias y la falta de control financiero son problemas comunes en empresas en crecimiento. Por ello, decidimos transformar nuestra propia gestión de activos de software (SAM) mediante una estrategia basada en tres pilares: organización operativa, proactividad financiera y las herramientas técnicas adecuadas.
Compartimos a continuación la hoja de ruta que diseñamos para ordenar nuestra infraestructura por partes, logrando transformar el caos de las licencias en un proceso eficiente y descubriendo, en el camino, una gran oportunidad de desarrollo.
1. Implementamos un sistema de seguimiento centralizado
El primer paso en nuestra estrategia fue eliminar por completo las hojas de cálculo independientes y dispersas. Desarrollamos una solución única dentro de nuestro entorno ERP que nos permitió monitorear todas las licencias, contratos y versiones de software en uso en tiempo real. Esta centralización nos garantizó estar siempre al día con los términos de los proveedores, protegidos ante posibles auditorías de fabricantes y en estricto cumplimiento con las normativas internacionales.
2. Establecimos un calendario de mantenimiento preventivo digital
Comprendimos que, aunque el software no sufre un desgaste físico, sí está expuesto a la obsolescencia técnica y a vulnerabilidades de seguridad. Para resolver esto, adaptamos el módulo de Mantenimiento nativo de Odoo, tratando a los sistemas y suscripciones digitales como equipos de infraestructura. Programar alertas preventivas regulares nos permitió gestionar parches de seguridad críticos y planificar migraciones de versión con suficiente antelación, evitando interrupciones en la continuidad del negocio.
3. Realizamos evaluaciones regulares de rendimiento técnico
En nuestra experiencia, una gestión eficiente va más allá de verificar si una factura ha sido pagada. Implementamos revisiones periódicas para evaluar el rendimiento y la utilidad real de cada herramienta adquirida. Analizamos si nuestro equipo utilizaba todas las funciones contratadas y si la velocidad o la estabilidad de las plataformas justificaban el coste mensual. Este análisis nos ha permitido tomar decisiones financieras informadas sobre futuras adquisiciones y negociaciones de contratos.
4. Optimizamos los procesos de Onboarding y Offboarding
Identificamos que el ciclo de vida del software está directamente ligado al movimiento del talento humano. Por esta razón, conectamos la gestión de TI con el módulo de Recursos Humanos para automatizar dos momentos clave:
- Onboarding: Nos aseguramos de que cada nuevo integrante de la organización reciba un acceso ágil, seguro y preconfigurado a las herramientas necesarias para ser productivo desde su primer día.
- Offboarding: Automatizamos el flujo para que, al procesar una baja laboral, las licencias y accesos se revoquen de inmediato, recuperando las claves de producto para el pool de reserva y deteniendo gastos innecesarios de forma instantánea.
5. Desarrollamos un producto especializado: De la necesidad a la oportunidad
Al intentar resolver estas necesidades de control dentro del estándar de Odoo, identificamos que el sistema nativo carecía de campos específicos para gestionar la naturaleza intangible del software, como la custodia segura de las claves de producto (product keys) o el control de concurrencia.
Esta limitación nos impulsó a diseñar una solución especializada: el módulo xopgi_sam. Desarrollar esta herramienta no solo resolvió nuestras ineficiencias operativas internas, sino que nos permitió lanzar al mercado un producto maduro, capaz de responder a las demandas de gobernanza digital de otras organizaciones.
De la supervivencia operativa al crecimiento escalable
Nuestra experiencia nos ha demostrado que gestionar adecuadamente los activos de software no es solo una medida de cumplimiento técnico; es una estrategia financiera y operativa indispensable para la escalabilidad empresarial. Tomar el control de la infraestructura digital permite transformar costes operativos ocultos en ventajas competitivas medibles.